Im operativen IT-Betrieb war die Zusammenarbeit zwischen BayLfSt und Jus-IT historisch stark manuell geprägt. Aufträge, Incidents und Changes wurden überwiegend per E-Mail oder telefonisch abgestimmt und anschließend dokumentenbasiert in Word-Dateien weiterverarbeitet.

Diese Arbeitsweise führte zu Medienbrüchen, fehlender Transparenz über Bearbeitungsstände sowie einem hohem manuellen Koordinationsaufwand. Gleichzeitig nutzten beide Organisationen unterschiedliche, etablierte ITSM-Lösungen und individuelle Prozessmodelle, was eine schnelle Standardisierung zusätzlich erschwerte.

Fsas Technologies führte eine umfangreiche Analyse durch, um die gemeinsamen Incident- und Change-Prozesse zu harmonisieren und gezielt zu verschlanken. Das Projektteam implementierte zur Umsetzung dieser Prozesse eine technische Schnittstelle zwischen den bestehenden ITSM-Lösungen des BayLfSt und der Jus-IT, die eine effektive und medienbruchfreie Zusammenarbeit ermöglicht. 

Zusätzlich wurde die Oberfläche der bestehenden ITSM-Software modernisiert und durch umfangreiche Automatisierungen die Arbeitsweise im Change-Enablement verbessert.

• Verbesserte Change-Durchführung mit weniger negativen Auswirkungen auf den Betrieb

• Erhöhte Transparenz, indem aktuelle Bearbeitungsstände jederzeit sichtbar sind

• Klar definierte Arbeitsweisen und Zuständigkeiten mit eindeutigen Übergabepunkten

• Erhöhte Anwenderzufriedenheit durch ein modernes Look & Feel

• Skalierbare Lösung, die die Grundlage für die Zusammenarbeit mit anderen Mandanten schafft